À l'arrivée d'un salarié
- Choisissez l'appareil : un appareil disponible en stock, ou une commande si le stock est vide.
- Configurez-le : forfait, comptes professionnels, applications, enrôlement dans votre MDM si vous en avez un.
- Affectez-le dans le parc : utilisateur, site, service.
- Remettez-le avec les consignes : usage attendu, et qui contacter en cas de panne.
- Faites signer la remise de l'appareil.
Plus l'appareil est préparé à l'avance, plus le collaborateur est opérationnel dès le premier jour.
Au départ d'un salarié
- Planifiez la restitution avant la date de départ, pas le dernier jour.
- Récupérez l'appareil, le chargeur et les accessoires.
- Vérifiez l'état de l'appareil et notez les dommages éventuels.
- Faites retirer les comptes personnels avant tout effacement : identifiant Apple (verrouillage d'activation) ou compte Google. Sans cela, l'appareil reste bloqué.
- Sauvegardez ce qui doit rester à l'entreprise.
- Effacez l'appareil et retirez-le du MDM.
- Décidez du sort de la ligne : la réaffecter, la suspendre ou la résilier, en tenant compte de l'engagement.
- Remettez l'appareil en stock et mettez à jour le parc.
Les erreurs fréquentes
- Un appareil non restitué, sans trace de qui l'avait.
- Une ligne qui continue d'être payée après le départ.
- Un appareil verrouillé par le compte personnel de l'ancien utilisateur.
- Des données de l'entreprise perdues faute de sauvegarde.
Rendre le processus simple
Ces étapes se tiennent facilement quand chaque appareil a une fiche avec son utilisateur, son site et son historique. Le changement d'affectation devient une mise à jour, pas une enquête. Pour organiser le suivi, voyez Comment gérer une flotte de smartphones en entreprise.
Pour les règles de restitution et de traitement des données personnelles, rapprochez-vous de votre service RH ou juridique.