Savoir ce que vous avez
Chaque appareil doit avoir une fiche. Au minimum : le modèle, l'IMEI, le numéro de série, la ligne associée, la date d'achat ou de début de location, et l'état.
L'IMEI est l'identifiant à ne jamais perdre. Il évite les doublons et sert en cas de perte, de panne ou de litige avec un opérateur.
Savoir qui a quoi
Chaque appareil est affecté à un utilisateur, un site et un service. Quand l'appareil change de main, l'affectation change aussi, et l'historique reste.
Sans cette trace, personne ne sait qui détient quoi après quelques mois, surtout quand les appareils circulent entre sites.
Suivre les incidents du signalement à la clôture
Une panne ou une casse doit devenir un ticket, avec l'appareil concerné, le collaborateur, un statut et des dates. Un incident qui n'est noté nulle part traîne, ou se perd dans une boîte mail partagée.
Pour voir comment organiser ce suivi, lisez Smartphone de service en panne : que faire.
Garder la main sur les contrats et les forfaits
Notez pour chaque ligne le forfait, l'opérateur et la date de fin d'engagement. Pour la location, notez aussi la durée et la date de fin de contrat.
- Repérez les lignes actives sans utilisateur.
- Repérez les forfaits surdimensionnés par rapport à l'usage réel.
- Anticipez les fins d'engagement, pour ne pas subir une reconduction.
Prévoir le renouvellement
Un parc vieillit d'un bloc si personne ne le regarde. Gardez une vue de l'âge des appareils, repérez ceux qui arrivent en fin de vie, et prévoyez un budget annuel plutôt qu'un achat massif en urgence.
Gardez aussi un petit stock de secours pour remplacer un appareil en panne sans attendre. Pour arbitrer entre achat et location, voyez Location ou achat de smartphones en entreprise.
Tableur ou outil dédié
Un tableur partagé fonctionne tant que peu de personnes y touchent et que le parc reste petit. Il atteint ses limites quand plusieurs personnes le modifient, quand il y a plusieurs sites, ou quand les incidents se mélangent aux mails. Le détail est dans Tableau de suivi de parc mobile.
Noria Pilot propose la gestion de flotte (inventaire, utilisateurs, sites, incidents) gratuitement et sans engagement. Les services comme Continuity, le catalogue ou le MDM s'ajoutent à la demande.