Les colonnes indispensables
Prévoyez une ligne par appareil, avec au minimum ces colonnes :
- Modèle.
- IMEI.
- Numéro de série.
- Numéro de ligne et opérateur.
- Forfait.
- Utilisateur.
- Site ou service.
- Date d'achat ou de début de location.
- Date de fin d'engagement.
- Statut : en service, en stock, en réparation, sorti du parc.
- Commentaire.
Un onglet par sujet
Ne mélangez pas tout dans une feuille. Quatre onglets suffisent : les appareils, les utilisateurs, les incidents et les contrats. Chaque ligne d'incident renvoie à l'IMEI de l'appareil concerné, ce qui permet de retrouver l'historique d'un appareil.
Les règles pour le garder fiable
- Une seule version, partagée. Pas de copies envoyées par mail.
- Un responsable désigné, qui valide les modifications.
- Des listes déroulantes pour les statuts, pour éviter les fautes de frappe.
- On n'efface pas une affectation : on ajoute une ligne ou une date de fin, pour garder l'historique.
- Une sauvegarde régulière.
Les limites du tableur
Un tableau tient tant que peu de personnes le modifient. Au-delà, plusieurs limites apparaissent :
- Deux personnes modifient en même temps et l'une écrase le travail de l'autre.
- L'historique n'est pas fiable : on ne sait pas qui a changé quoi.
- Aucun rappel automatique pour les fins d'engagement.
- Les incidents restent dans les mails, hors du tableau.
- Aucun lien avec les commandes ni le stock.
Quand passer à un outil dédié
Les signes qui ne trompent pas : plusieurs sites ou plusieurs gestionnaires, des incidents qui traînent, des appareils qu'on ne retrouve pas, des fins de contrat découvertes trop tard.
Dans Noria Pilot, chaque appareil a une fiche, chaque incident un statut, chaque affectation une trace. L'import de votre flotte existante se fait depuis votre tableau de bord, donc votre tableau actuel n'est pas perdu. La gestion de flotte est gratuite et sans engagement.